关于大力推广郑州市办公设备外包服务的提案

稿件来源:本站整理 作者:管理员 发布时间:2018/12/30 14:58:21
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刘相军

      办公设备外包租赁服务在发达国家早已流行多年,成为政府、企业单位提高资金利用率,降低固定投资成本,有效控制运营管理成本的有效手段之一,是一种新式的政府轻资产运作管理模式。
      但是从目前郑州市的情况来看,绝大部分政府部门都是采取自己购买、自己管理、自己维护的传统管理方式,这种管理方式有很多的不足,亟待优化:
      一、投资大、消耗高:设备及耗材采购时一次性投资大、成本高。同时日常的耗材用量也高。由于使用和管理分散在各个部门,所以不易管控,存在办公设备耗材的浪费现象,难以进行有效地科学预算和成本控制。
      二、人力管理成本高:由于一个单位办公设备多而杂,保养维修分散、所以资产管理成本高;涉及人员多。设备供应商、行政管理部门、IT办公室、采购、财务部门等均需介入,降低了政府办公效率,增加了管理难度。
      三、文印保密性差:由于办公设备使用管理人员不是专一的责任制,所以打印过程中缺乏有效的安全控制措施,打印文件容易被非相关人员获取,文件保密性难以实现。
      四、环境污染大:老旧设备运行、非必要打印带来资源浪费和高碳排放,硒鼓、碳盒的非专业处理造成固体废物随意丢弃;数量众多的小型打印机增加了碳粉微粒和臭氧的排放,对环境造成污染,对办公人员的健康造成危害。
      采用办公设备外包租赁服务有着以下显著的优越性:
      一、使用者无需大额投资采购办公设备,有效节省固定成本投入。通过分散每年交纳服务费,大大降低了使用单位的资金负担。据数据统计和实际操作所获得的数据,可节约办公经费高达20%-30%左右。
      二、办公设备外包服务商为使用单位提供办公设备、耗材,设备安装、维护、维修以及最终办公设备报废后的处置。即一条龙的全程服务。从而提高工作效率,降低管理人力、物力成本。
      三、打印设备通过外包服务商的集成软件,可以做到打印可控,源头可追溯,极大的避免了文件泄密。
      在政策上,从国家到地方各级政府也大力支持和鼓励开展办公设备外包服务工作。《国务院办公厅关于促进服务外包产业发展问题的复函》(国办发[2009]9号),财政部等九部委在2009年9月就联合发布了《关于鼓励政府和企业发包促进我国服务外包产业发展的指导意见》 [财企(2009)200号],鼓励政府和企业用户把业务外包给专业公司,促进服务外包产业发展。 2015年12月份,我市财政局正式开展【郑州市行政事业单位办公设备外包服务定点政府采购项目】工作,将外包服务纳入政府采购的类目中,并实施公开投标活动。
      但目前,只有部分单位采用办公设备外包服务,力度远远不够,许多单位思想还停留在原有的传统管理模式上,需要转变思想,接受新的服务理念,变采购固定资产为购买办公外包服务。
      为此具体建议如下:
      一、市政府财政部门,固定资产管理部门对政府各部门、事业单位办公设备的采购,严格把关。减少购买固定资产。针对机构申请购买办公设备、耗材、维修费用等,统一外包。项目费用一目了然,办公预算更加透明化,公开化,厉行节约。
      二、各相关部门专注自身核心业务,而将办公设备的选型、购置,安装、管理、维护、维修,耗材的使用补充、最后的报废处置全部交给办公设备外包租赁服务商办理。
      三、建立外包服务评估机制,对响应速度、服务效率、技术能力等综合测评,制定优质服务商名单,优先选择。
      四、发挥媒体的宣传作用,对政府及企事业单位市场进行有效引导,凸显设备外包服务的优势和意义。
      办公设备外包服务突破了行业限制,降低了成本,专业的事情交给专业的队伍去做,将政府部门和企事业单位从繁杂的办公设备管理中解放出来,更加关注自身核心业务,提高工作效率。全社会应大力开展及推广办公设备外包服务,创造更显著的经济效益,社会效益和环境效益。
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